التزامات الشركات في السعودية: 5 التزامات قانونية رئيسية وفق النظام الجديد

لماذا أصبح الامتثال القانوني أكثر أهمية من أي وقت مضى؟

تشهد المملكة العربية السعودية تحولاً تنظيمياً وتقنياً غير مسبوق في ظل رؤية 2030، حيث تم تحديث العديد من الأنظمة القانونية لتعزيز الشفافية وجذب الاستثمارات ومواكبة أفضل الممارسات العالمية. أصبحت الالتزامات القانونية على الشركات أكثر تفصيلاً وصرامة، مع فرض عقوبات مالية وإدارية قد تصل إلى حل الشركة في حال المخالفات الجسيمة.

في هذا المقال، سنستعرض خمسة من أهم التزامات الشركات في السعودية رئيسية يجب على كل شركة عاملة في السعودية الالتزام بها وفقاً للنظام الجديد، مع توضيح الجوانب العملية وآثار عدم الامتثال.

قد ترغب في الاطلاع على نظام الشركات الجديد في السعودية pdf. لذلك قامت شركة الرواد الأولى للمحاماة بتوفير نسخة مجانية. ولتحميله ماعليك إلا الضغط على الرابط السابق.

لاستشارة محامي مختص، احجز استشارة الآن، أو تواصل معنا فورًا عبر واتساب.

5 التزامات قانونية على الشركات في السعودية

تفرض الأنظمة السعودية الجديدة على مختلف أنواع الشركات 5 من أهم التزامات الشركات في السعودية وهي التزامات قانونية جوهرية تشكل الحد الأدنى المطلوب لضمان الشرعية والاستمرارية في السوق المحلية:

1. الالتزام بتحديث السجل التجاري والبيانات القانونية

يُعد السجل التجاري بمثابة “هوية الشركة القانونية” في المملكة العربية السعودية، وهو نظام إلكتروني مركزي تديره وزارة التجارة لتسجيل ومتابعة كافة البيانات الأساسية للشركات. يعمل هذا السجل كمرجع رسمي للجهات الحكومية والبنوك والمتعاملين مع الشركة.

البيانات الأساسية المدرجة في السجل التجاري:

تحدد الأنظمة السعودية نطاق البيانات الإلزامية التي يتعين تسجيلها في السجل التجاري، وأبرزها:

1. البيانات الهيكلية:
   • نوع الشركة (مساهمة، ذات مسؤولية محدودة، شركة شخصية…).
   • تاريخ التأسيس.
   • رقم السجل التجاري (وهو رقم فريد يعادل “الهوية الوطنية” للشركة).
2. البيانات التشغيلية:
   • عنوان المقر الرئيسي (ويشمل ذلك تفاصيل المدينة والحي ورقم المبنى).
   • عناوين الفروع (إن وجدت).
   • النشاط التجاري الرئيسي والأنشطة الفرعية حسب تصنيف ISIC.
3. البيانات المالية:
   • رأس المال المسجل.
   • رأس المال المدفوع.
   • معلومات الحساب البنكي الرئيسي (في بعض الحالات).
4. البيانات الإدارية:
   • أسماء الشركاء أو المساهمين ونسبهم.
   • أعضاء مجلس الإدارة والمديرين المفوضين.
   • المحامي المعتمد (إن وجد).

لماذا يعد التحديث الدوري للسجل التجاري أمراً بالغ الأهمية؟

ينص النظام السعودي على ضرورة الحفاظ على بيانات السجل التجاري محدثة دائماً، وذلك لتحقيق ثلاثة أهداف رئيسية:

1. الالتزام القانوني: يُلزم نظام الشركات السعودي الجديد جميع الكيانات التجارية بتحديث بياناتها خلال 30 يوماً من حدوث أي تغيير.
2. حماية المصالح التجارية: أي تعامل رسمي (مثل العقود أو القروض) يعتمد على صحة البيانات المسجلة.
3. تجنب العقوبات:
   • تصل غرامات عدم التحديث إلى 50,000 ريال سعودي.
   • قد يتم تعليق الخدمات الحكومية للشركة حتى يتم التحديث.

كيفية تحديث السجل التجاري:

يتم تحديث السجل التجاري عند انتهاء مدته كما يلي:

1. عن طريق البوابة الإلكترونية لوزارة التجارة:
   • الدخول على منصة “سجل” الإلكترونية.
   • تعبئة نموذج التحديث.
   • إرفاق المستندات الداعمة (مثل محضر تغيير المديرين).
2. عن طريق مكاتب المحاماة المعتمدة: بعض التحديثات تتطلب توقيع محامٍ معتمد.
3. عن طريق مراكز الخدمة التابعة لوزارة التجارة: في حال وجود تعقيدات تقنية.

المستندات المطلوبة للتحديث:

وفقاً للمادة (12) من لائحة السجل التجاري، يجب إرفاق المستندات التالية مع طلب التحديث حسب كل حالة:

دراسة حالة واقعية:

شركة تقنية في الرياض قامت بزيادة رأس مالها من 100,000 إلى 500,000 ريال لكنها لم تقم بتحديث السجل التجاري. عند التقدم لتمويل بنكي، تم رفض الطلب لأن البيانات الرسمية أظهرت رأس مال غير كافٍ للمشروع المطلوب تمويله. كلفها التأخير في التحديث فرص استثمارية مهمة.

نصائح عملية:

لضمان الامتثال الكامل ودقة التحديثات، يُنصح باتباع هذه الإجراءات العملية:

1. تعيين مسؤول متابعة: تكليف موظف بمتابعة أي تغييرات وتحديث السجل فوراً.
2. استخدام التقويم التنبيهي: جدولة تنبيهات دورية لمراجعة بيانات السجل.
3. الربط مع المستشار القانوني: للتأكد من أن جميع التحديثات تتم وفقاً للأنظمة.

يجب أن تفهم كل شركة أن السجل التجاري ليس مجرد إجراء روتيني، بل هو أساس الشرعية القانونية لأعمالها في السعودية. التحديث الفوري للبيانات يحمي الشركة من مخاطر قانونية ومالية كبيرة، ويضمن استمرارية الأعمال بسلاسة.

2. الإفصاح المالي والمحاسبي

في ظل التحول التاريخي الذي تشهده المملكة نحو اقتصاد شفاف وقائم على المعايير الدولية، برز الإفصاح المالي كأحد أهم التزامات الشركات في السعودية، لتعزيز ثقة المستثمرين وضمان استقرار السوق المالي. لم يعد تقديم البيانات المالية مجرد إجراء روتيني، بل تحول إلى أداة استراتيجية تبرز مصداقية الشركة وقدرتها على الالتزام بأعلى معايير الحوكمة.

المتطلبات التفصيلية:

لضمان الامتثال الكامل مع التشريعات المالية في المملكة، يجب على الشركات الالتزام بالمتطلبات التالية في مجال الإفصاح المالي:

1. أنواع التقارير المالية الإلزامية:
   • القوائم المالية السنوية (الميزانية العمومية، قائمة الدخل، التدفقات النقدية).
   • تقارير المراجعة الداخلية الربعية.
   • الإفصاحات الجوهرية الفورية (في حال حدوث تغييرات جوهرية).
   • تقارير الاستدامة والمسؤولية الاجتماعية (للكيانات الكبرى).
2. المعايير المحاسبية المعتمدة:
   • معايير المحاسبة السعودية (SOCPA) للشركات المحلية.
   • معايير IFRS للشركات متعددة الجنسيات والمساهمة.
   • متطلبات هيئة السوق المالية الخاصة بالإفصاح.
   • معايير المراجعة الداخلية الصادرة عن الهيئة السعودية للمراجعين والمحاسبين.
3. الجهات الرقابية المستلمة:
   • وزارة التجارة (لجميع الكيانات المسجلة).
   • الهيئة العامة للزكاة والدخل (لأغراض الضريبية).
   • هيئة السوق المالية (للشركات المساهمة والمدرجة).
   • مؤسسة النقد العربي السعودي (للجهات الخاضعة لإشرافها).
   • الهيئة العامة للاستثمار (للمستثمرين الأجانب).

ملاحظة عملية: تختلف متطلبات الإفصاح حسب حجم الشركة ونوعها ونشاطها، حيث تخضع الشركات الكبرى لمتطلبات إضافية مقارنة بالمنشآت الصغيرة والمتوسطة.

3. حوكمة الشركات

أهم مايجب أن تحققه الشركة ضمن التزامات الشركات في السعودية، هو الحوكمة وهي مجموعة القواعد والآليات التي تُنظم إدارة الشركة ورقابتها، وتضمن تحقيق التوازن بين مصالح جميع الأطراف المعنية (المساهمين، الإدارة، العملاء، والمجتمع). تهدف إلى تعزيز الشفافية والمساءلة، ومنع تعارض المصالح، وضمان اتخاذ القرارات بشكل عادل وفعّال. في السعودية، أصبحت الحوكمة إلزامية للعديد من الشركات، وخاصة الكبرى والمدرجة، لتعزيز الثقة وجذب الاستثمارات.

المتطلبات التفصيلية:

التزامات الشركات في السعودية ضمن إطار حوكمة الشركات تتطلب مايلي:

1. هياكل الحوكمة الأساسية:
   • تشكيل مجلس الإدارة.
   • اللجان المتخصصة (مراجعة، تعويضات، ترشيحات).
   • وحدة المراجعة الداخلية.
2. السياسات الإلزامية:
   • سياسة إدارة المخاطر.
   • سياسة تعارض المصالح.
   • سياسة الإفصاح والشفافية.
3. متطلبات خاصة:
   • استقلالية أعضاء مجلس الإدارة.
   • تنويع الخبرات في المجلس.
   • تقييم أداء مجلس الإدارة سنوياً.

4. تنظيم الاجتماعات الرسمية

لم يعد عقد الاجتماعات مجرد إجراء شكلي، بل تحول إلى واحد من أهم التزامات الشركات في السعودية وعملية منظمة تحكمها ضوابط دقيقة تهدف لحماية حقوق جميع الأطراف. في البيئة التنظيمية الجديدة، أصبحت الاجتماعات أداة فعالة لتعزيز الشفافية وضمان المشاركة الواسعة في صنع القرار. تفرض الأنظمة السعودية متطلبات محددة لكل نوع من الاجتماعات سواءً للجمعيات العمومية أو مجالس الإدارة أو اللجان المتخصصة.

المتطلبات التفصيلية:

التزامات الشركات في السعودية في سياق تنظيم الاجتماعات:

1. الاجتماعات الإلكترونية:
   • إلزامية النظام الإلكتروني المعتمد.
   • ضمان الأمان الرقمي والتوثيق.
   • إتاحة المشاركة عن بُعد.
2. الجدولة والإشعارات:
   • إرسال الدعوات قبل 21 يومًا للجمعيات العمومية.
   • تضمين جدول الأعمال كاملاً.
   • نشر الإعلانات عبر القنوات الرسمية.
3. إدارة المناقشات:
   • تحديد وقت واضح لكل بند.
   • نظام التصويت الإلكتروني المعتمد.
   • تسجيل كامل للمداولات.
4. التوثيق والمحاضر:
   • إعداد المحاضر خلال 5 أيام عمل.
   • التوقيع الإلكتروني المعتمد.
   • الحفظ لمدة 10 سنوات على الأقل.

أفضل الممارسات لتنظيم الاجتماعات الرسمية

ينبغي على الشركات استخدام المنصات الرقمية المعتمدة مثل “منصة الشركات” التي توفر بيئة آمنة ومتكاملة لإدارة الاجتماعات بشكل يتوافق مع الأنظمة السعودية. كما أن الاستثمار في تدريب الكوادر القانونية والإدارية يضمن فهمهم الدقيق للإجراءات النظامية ومتطلبات التوثيق الرسمي. ومن الأفضل أيضاً الاستعانة بمحضرين متخصصين يتمتعون بالخبرة في صياغة المحاضر القانونية بدقة وحرفية.

العقوبات المحتملة للمخالفات

تترتب على مخالفات تنظيم الاجتماعات عواقب قانونية جسيمة تبدأ من بطلان القرارات الصادرة وصولاً إلى غرامات مالية كبيرة قد تصل لمئات الآلاف من الريالات. كما يمكن أن تتحول المسؤولية إلى أشخاصية بحيث يتحمل أعضاء مجلس الإدارة عواقب المخالفات بشكل فردي. وتتفاقم هذه العقوبات في حال تكررت المخالفات أو كانت متعمدة، وقد تشمل إجراءات تقييدية إضافية.

5. حفظ المستندات والوثائق

تفرض الأنظمة السعودية الجديدة تصنيفاً دقيقاً للوثائق ضنم إطار التزامات الشركات في السعودية حسب درجة أهميتها وسريتها، حيث يجب حفظ العقود الرسمية والمستندات المالية لمدة لا تقل عن 10 سنوات، بينما تتطلب وثائق أخرى مثل محاضر الاجتماعات الحفظ الدائم. كما ألزمت اللوائح الحديثة الشركات بتبني أنظمة أرشفة إلكترونية معتمدة من الجهات الرقابية، مع ضرورة توثيق عمليات التدمير الآمن للمستندات عند انتهاء فترة حفظها النظامية.

المتطلبات التفصيلية:

التزامات الشركات في السعودية لحفظ المستندات والوثائق:

1. فئات المستندات:
   • المستندات المالية.
   • العقود والاتفاقيات.
   • المراسلات الرسمية.
2. أنظمة الحفظ الحديثة:
   • الحفظ الإلكتروني المعتمد.
   • أنظمة إدارة المستندات (DMS).
   • متطلبات النسخ الاحتياطي.
3. إجراءات التدمير الآمن:
   • آليات التخلص من المستندات.
   • سجلات التدمير.
   • استثناءات الحفظ الدائم.

خدمات مكتبنا في مجال الامتثال القانوني للشركات

يقدم مكتبنا المتخصص حزمة شاملة من الخدمات القانونية المصممة خصيصاً لضمان التزامات الشركات في السعودية بشكل أمثل.

تشمل خدماتنا الرئيسية: مراجعة وتحديث السجلات التجارية بشكل دوري، وإعداد الملفات المالية والإفصاحات وفق أحدث معايير المحاسبة السعودية، وتصميم أنظمة حوكمة مخصصة لكل شركة حسب حجمها ونشاطها. كما نقدم خدمات التوثيق القانوني للاجتماعات الرسمية، وحلول الأرشفة الإلكترونية الآمنة للمستندات، مع تدريب الكوادر على أفضل ممارسات الامتثال. نتميز بِ:

• فريق قانوني متخصص في الأنظمة السعودية.
• استخدام منصات معتمدة من الجهات الرقابية.
• متابعة مستمرة للتحديثات التشريعية.
• حلول مخصصة لكل قطاع ونوع شركة.

الأسئلة الشائعة

أبرز الأسئلة التي يحتاج الناس أجوبة لها في إطار التزامات الشركات في السعودية:

التزامات الشركات في السعودية الخمس التي تناولناها – من تحديث السجلات التجارية إلى الحفاظ على وثائق دقيقة – تشكل معًا إطارًا متكاملًا يحمي الشركات من المخاطر القانونية ويعزز مصداقيتها في السوق.

الشركات التي تتبنى نهجًا استباقيًا في الامتثال القانوني لا تحمي نفسها من العقوبات فحسب، بل تكتسب ميزة تنافسية تعزز ثقة العملاء والشركاء والمستثمرين. نوصي جميع الشركات العاملة في السعودية بالاستثمار في أنظمة الامتثال، والاستعانة بمستشارين قانونيين متخصصين، ومواكبة آخر التحديثات التنظيمية.

للاستشارات القانونية الدقيقة حول كل مايخص الشركات، ننصحك بزيارة الصفحة الرسمية لموقع شركة محاماة في السعودية.

قد تبحث أيضًا عن: 4 طرق قانونية لحل النزاعات بين الشركاء في السعودية في ظل نظام الشركات الجديد. وما هي حقوق الشريك المؤسس عند الخلاف مع الشركاء. وتعرّف على شروط نظام الشركات الجديد وهل شركتك تلتزم بالاحتياطي النظامي؟

المصادر الرسمية المعتمدة في كتابة المقال:

تم إعداد هذا المقال اعتمادًا على:

• نظام الشركات الجديد (1443هـ / 2022م)
  – الصادر بموجب المرسوم الملكي رقم (م/132) بتاريخ 1/12/1443هـ.
• اللائحة التنفيذية لنظام الشركات
  – صادرة عن وزارة التجارة وهيئة السوق المالية.
• دليل تأسيس الشركات في السعودية
  – منشور على: منصة الأعمال – قسم التأسيس والتراخيص.

المحامي عبد الله

عبدالله، محامٍ سعودي ذو خبرة واسعة، يبلغ من العمر 38 عامًا، يتمتع بنظرة ثاقبة وحضور واثق. متخصص في تقديم الاستشارات القانونية وتمثيل العملاء في القضايا المعقدة. يهتم بتعزيز الوعي القانوني ويمتاز بأسلوب واضح واحترافي، ويحرص دائمًا على توظيف خبرته لتحقيق أفضل النتائج لموكليه.